Descripción: La retención de documentos se refiere a las políticas y prácticas que determinan cuánto tiempo deben conservarse los documentos dentro de una organización. Estas políticas son fundamentales para garantizar que la información se gestione de manera eficiente y cumpla con las normativas legales y regulatorias. La retención de documentos no solo implica la conservación de archivos físicos, sino también de documentos digitales, lo que se ha vuelto cada vez más relevante en la era de la información. La implementación de un sistema de gestión de documentos permite a las organizaciones establecer reglas claras sobre la duración de la retención de diferentes tipos de documentos, facilitando su acceso y asegurando que se eliminen de manera adecuada una vez que ya no sean necesarios. Esto ayuda a minimizar riesgos legales, optimizar el uso del espacio de almacenamiento y mejorar la eficiencia operativa. Además, una adecuada retención de documentos contribuye a la preservación del conocimiento organizacional y a la continuidad del negocio, ya que permite recuperar información crítica cuando es necesario. En resumen, la retención de documentos es un componente esencial de la gestión de información que ayuda a las organizaciones a manejar su información de manera responsable y efectiva.
